Aktivitas filling atau pengarsipan dokumen, merupakan kegiatan yang seringkali kita abaikan. Padahal, mengetahui cara filling dokumen yang benar dapat meningkatkan efisiensi dalam bekerja. Bagi Anda yang tidak memiliki waktu untuk melakukannya, bisa menggunakan jasa fasilitas penyimpanan dokumen yang terpercaya. Dimana saat ini, Indonesia sudah memiliki beberapa penyedia jasa fasilitas penyimpanan dokumen seperti Crown Records Management.
4 Cara Filling Dokumen yang Benar
Ada berbagai macam strategi atau sistem filling ketika Anda akan melakukan penyimpanan dokumen. Supaya dokumen tampak lebih rapi dan mudah Anda temukan ketika sedang membutuhkannya. Berikut ini 4 cara menyimpan dokumen yang tepat, yaitu:
1. Susun Dokumen Berdasarkan Nomor atau Tanggal
Cara pertama filling dokumen yang benar, yaitu dengan menyusun dokumen-dokumen berdasarkan nomor di bagian atasnya. Misalnya, Anda hendak mengurutkan dokumen dari nomor kode penerbitan surat, maka tempatkan dokumen yang pertama terbit di bagian depan.
Jika ada beberapa dokumen yang terbit di hari yang sama, maka letakkan dokumen yang paling awal terbit di paling depan.
Namun, apabila Anda menggunakan sistem filling berbasis tanggal, coba kelompokkan dokumen tersebut dari tanggal masuk atau keluarnya. Anda bisa menggunakan folder bulan dan tahun untuk memilah dokumen yang sesuai dengan nama foldernya.
2. Berikan Alat Penyekat untuk Memisahkan Dokumen
Anda mungkin lebih sering melihat alat penyekat pada map berkas atau buku laporan keuangan. Ternyata penyekat bisa juga Anda gunakan untuk memisahkan dokumen agar tak terjadi kesalahan penyimpanan.
Penyekat tersebut bisa berupa kertas warna-warni yang bisa ditempel, jepitan besar, atau bahkan papan penanda batas di lemari dokumen.
3. Pilah Dokumen Tergantung dari Urgensinya
Ada juga cara filling dokumen yang benar berikutnya, yaitu dengan memilah file berdasarkan tingkat urgensinya. Ada dokumen yang penggunaannya tidak dalam waktu dekat, namun ada juga yang ingin Anda gunakan segera.
Letakkan dokumen yang waktu penggunaannya dalam waktu dekat, seperti file faktur mau jatuh tempo di bagian depan agar Anda tak repot mencarinya sebelum proses pembayaran. Sedangkan dokumen yang sifatnya bukan prioritas utama bisa Anda simpan di urutan belakang.
4. Tempatkan Dokumen Dalam Lemari Khusus
Rata-rata orang biasanya menyimpan dokumen mereka dalam folder-folder atau map yang kemudian bertumpuk di atas meja. Hentikan kebiasaan ini, sebab cara ini akan membuat meja kerja tampak berantakan. Solusinya ialah menyiapkan beberapa filling cabinet atau lemari penyimpanan dokumen dalam ruang kerja Anda.
Lemari-lemari penyimpanan ini memiliki beberapa ruang di dalamnya yang dapat Anda isi dengan dokumen. Hal ini bertujuan menghindari penumpukan dokumen di meja kerja dan supaya dokumen juga lebih aman dari risiko tertumpah minuman atau terkena noda makanan.
Sudah Mengerti Cara Filling Dokumen yang Benar?
Demikianlah 4 cara filling dokumen yang benar untuk mengarsipkan dokumen di tempat kerja. Semoga nantinya Anda tidak lagi repot dalam mencari dokumen, bila sudah menyimpannya dengan rapi dan teratur setelah melakukan 4 cara di atas.
